Agir avec éthique et intégrité
Rexel évolue dans un environnement complexe, dans lequel les questions commerciales, sociétales et environnementales sont étroitement liées et en constante évolution. Sa stratégie de développement intègre des objectifs environnementaux et sociaux chiffrés pour l’ensemble de ses activités. Partout où il opère, le Groupe s’assure également de sa conformité aux standards éthiques les plus élevés. Il est particulièrement proactif sur la question cruciale de la protection des données.
UNE GOUVERNANCE RESPONSABLE
La gouvernance de Rexel garantit la bonne prise en compte des enjeux ESG dans la stratégie globale du Groupe. Cette organisation assure la cohérence de la mise en œuvre de la démarche à tous les niveaux, des instances décisionnelles – Conseil d’administration et Comité exécutif – jusqu’au déploiement opérationnel dans les filiales et auprès des différentes parties prenantes.
Le Conseil d’administration
Il examine chaque année la cohérence des engagements de Rexel en matière de responsabilité sociale et environnementale et contrôle le suivi des objectifs et des indicateurs de performance. Ses décisions sur les orientations stratégiques du Groupe intègrent les dimensions sociale et environnementale. La composition du Conseil d’administration respecte les exigences de diversité et de parité. Dans le cadre de la nomination ou du renouvellement des administrateurs, le Conseil d’administration veille également à intégrer des personnalités disposant de compétences ESG.
Le Comité exécutif
Sa responsabilité en matière de développement durable est triple. Il garantit la bonne application des décisions en vue d’atteindre des objectifs fixés. Il veille à intégrer les risques et opportunités extra-financiers à la stratégie globale. Il engage les projets structurants nécessaires à la transition durable du Groupe. En 2021, chaque membre du Comité exécutif pilotant une direction fonctionnelle s’est vu attribuer une mission liée au développement durable*, à réaliser avec une équipe projet dédiée et le soutien de la Direction du développement durable.
*thématiques des missions ESG : gouvernance, chaîne de valeur, climat et Net Zero Standard, sensibilisation et formation, financement de la transition, économie circulaire.
L’ÉTHIQUE DES AFFAIRES, POUR UNE GESTION RESPONSABLE
Dans un monde et dans un secteur d’activité en mutation constante et rapide, de nouveaux risques sont régulièrement identifiés. La gestion responsable des affaires participe de la réputation de Rexel et contribue à sa compétitivité et à son attractivité. L’ambition du Groupe est de s’assurer que ses collaborateurs et partenaires adoptent un comportement responsable dans la conduite de leurs activités quotidiennes. Une ambition qui se décline dans tous ses pays d’implantation, en conformité avec les normes et réglementations locales et internationales de référence.
Rexel a mis en œuvre ainsi un programme de compliance commun à toutes ses filiales. Son objectif ? Bannir toute pratique non conforme à la réglementation, à l’éthique des affaires et aux standards qu’il a fixés en la matière. Au plus près des spécificités locales, son application concrète s’appuie sur des procédures de contrôle interne et son amélioration sur une campagne annuelle d’auto-évaluation. Le programme se matérialise par la diffusion d’outils, de guides et de chartes compilant les comportements à adopter, au premier rang desquels le Guide d’éthique. Première traduction de cette démarche de progrès continu initiée en 2007, ce cadre de référence commun est aujourd’hui disponible en version numérique dans toutes les langues du Groupe.
Document fondateur qui recense les exigences de Rexel en matière d’éthique, de transparence et de lutte contre la corruption, le Guide d’éthique porte sur l’éthique des affaires et sur tous les sujets concernant les collaborateurs. Régulièrement mis à jour, il est enrichi de documents détaillant des engagements plus spécifiques de Rexel (Code de conduite anticorruption, Guide droit de la concurrence, Charte pour l’environnement, etc.).
Le programme de compliance de Rexel en actions
Le Groupe met régulièrement à jour ses objectifs et mobilise les ressources nécessaires pour s’assurer de l’efficience de son programme de compliance.
Un dispositif d’alerte et un réseau de correspondants dédiés
Rexel favorise la vigilance de tous pour la prévention des risques environnementaux et sociaux liés à son activité. Un dispositif d’alerte disponible dans tous les pays est ouvert à l’ensemble des parties prenantes. Il permet de recueillir les signalements via un formulaire disponible sur ethique.rexel.com, dans le respect des exigences relatives aux garanties des droits des lanceurs d’alerte.
Le réseau des correspondants éthique assure par ailleurs un relais local sur les questions concernant les pratiques éthiques du Groupe. Collaborateur ou non, chacun peut le solliciter en toute confidentialité.
Des collaborateurs formés aux enjeux éthiques
Sensibiliser les collaborateurs à l’éthique des affaires est une priorité pour Rexel. Un programme de formation commun est organisé autour de modules d’e-learning et d’une série de vidéos disponibles en ligne. Les formations portent sur les obligations en matière de concurrence, la lutte contre la corruption, la protection des données personnelles et les restrictions commerciales. Les collaborateurs les plus exposés à certains de ces risques bénéficient de contenus spécifiques.
Au quotidien, la diffusion d’une culture éthique active est portée par le réseau des correspondants compliance et des correspondants éthique, en étroite collaboration avec le management local.
Le programme anti-corruption
Pour Rexel, la diffusion de pratiques responsables exige de détecter et de prévenir toute action pouvant relever de la corruption. Dans ce cadre, le Groupe a élaboré un Code commun de conduite anticorruption répondant aux exigences de la législation française. Annexé au règlement intérieur, il invite les collaborateurs à communiquer sur le sujet et les règles en vigueur auprès des clients, fournisseurs et partenaires. Des règles spécifiques relatives aux voyages d’affaires et aux cadeaux et invitations offerts et reçus par les commerciaux ont été mises en place. Elles constituent un cadre clair pour les collaborateurs et contribuent à une relation commerciale de confiance avec l’ensemble des parties prenantes.
La lutte contre l’évasion fiscale
Parce que la fiscalité ne peut être l’angle mort de la responsabilité d’entreprise, Rexel met en place des procédures et des missions de contrôle sur les pratiques et les processus fiscaux. Elles reposent sur la campagne annuelle d’auto-évaluation opérée par la Direction financière, ainsi que sur le travail du département d’audit interne à destination du Comité d’audit. La Direction fiscale accompagne par ailleurs les équipes opérationnelles en matière de fiscalité. Enfin, le Groupe s’appuie régulièrement sur l’avis de ses conseils fiscaux afin d’identifier et d’analyser les lois et règlements qui lui sont applicables et de s’assurer de leur respect, en particulier en cas d’opération stratégique majeure.
Trois questions à
ÊTRE UNE RÉFÉRENCE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Au-delà de la conformité au règlement européen (RGPD*) en vigueur depuis 2018, la protection des données personnelles est un enjeu opérationnel fort pour Rexel, plus particulièrement avec la digitalisation croissante de son activité. Dans ce contexte, le Groupe travaille à devenir une véritable référence en la matière.
*RGPD : réglementation générale sur la protection des données
RGPD : vers une mise en application globale
Rexel s’est engagé dès 2018 dans une démarche de mise en conformité au RGPD autour de trois axes : collaborateurs, clients et prestataires, dans ses filiales opérant au sein des pays de l’espace économique européen (EEE) et la Suisse. Un groupe de travail transverse a pour cela été mis en place. Ses travaux ont pris appui sur une approche pilote : cartographie du traitement des données dans différentes filiales, retour d’expérience et partage des pratiques, analyse des résultats. Ce pilote a permis l’élaboration d’un programme de protection des données, assorti d’une feuille de route globale destinée à l’EEE. La démarche s’est étendue aux États-Unis avec un groupe de travail dédié, intégrant les réglementations locales en vigueur.
Charte relative à la protection des données personnelles
Marquant son engagement en matière de protection des données, Rexel s’est doté d’une charte interne. Elle accompagne les collaborateurs et les partenaires du Groupe via un corpus de règles et de procédures encadrant l’activité, dans le respect des grands principes du RGPD. Par exemple, la procédure by design porte sur l’intégration de la protection des données dès la conception d’un nouveau produit ou service.
Formation et sensibilisation des collaborateurs
Rexel déploie différentes actions en interne sur les enjeux et les implications du RGPD : campagnes d’information et d’affichage ; sessions de formation et de sensibilisation via des modules de e-learning. Des présentations spécifiques sont destinées aux équipes directement concernées par ce sujet dans l’exercice de leur mission : ressources humaines, e-commerce, systèmes d’information et services généraux.
Engagements contractuels
Dès que l’activité le nécessite, Rexel veille à ce que ses partenaires et fournisseurs appliquent des niveaux de protection adéquats des données qui leur sont confiées, dans la droite ligne de la charte interne. Cela passe notamment par la revue et la mise à jour des engagements contractuels et des politiques de sécurité mises en place par les partenaires concernés.
