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Participer à l’Assemblée générale


> Informations pratiques et documentation de l’Assemblée générale 2020
> Informations pratiques et documentation des Assemblées générales passées

L’Assemblée générale de Rexel aura lieu le jeudi 25 juin 2020 à 10h au siège du Groupe, 13 boulevard du Fort de Vaux, 75017, Paris.
En raison des mesures de sécurité sanitaire liées à la pandémie du Covid-19, l’Assemblée générale se tiendra à huis clos.

Formalités préalables à accomplir pour participer à l’Assemblée générale

Comme indiqué ci-dessus, l’Assemblée générale Mixte se tiendra exceptionnellement à « huis clos », sans que les actionnaires et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement. En conséquence, les actionnaires pourront exercer leur droit de vote uniquement à distance, préalablement à l’Assemblée générale, soit par un formulaire de vote, soit par procuration donnée au Président de l’Assemblée ou à un tiers, soit en votant par internet (en utilisant la plateforme de vote sécurisée Votaccess).

Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède et leurs modalités de détention, peut participer à l’Assemblée générale, soit en votant par correspondance, soit en donnant pouvoir au Président de l’Assemblée ou à un tiers, soit en votant par internet.
Conformément à l’article R.225-85 du Code de commerce, ce droit est subordonné à l’inscription en compte des titres au nom de l’actionnaire ou au nom de l’intermédiaire inscrit pour son compte, au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée, soit le mardi 23 juin 2020 zéro heure (heure de Paris) :

  • pour les actionnaires au nominatif (pur ou administré), vous devez être inscrits en compte nominatif, tenu pour Rexel par son mandataire Société Générale Securities Services, au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée soit le mardi 23 juin 2020 à zéro heure (heure de Paris);
  • pour les actionnaires au porteur, l’inscription en compte de vos titres dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire habilité, mentionné à l’article L.211-3 du Code monétaire et financier, doit être constaté par une attestation de participation délivrée par ce dernier. Celle-ci doit être annexée au formulaire de vote établie au nom de l’actionnaire ou pour le compte de l’actionnaire représenté par l’intermédiaire inscrit. L’actionnaire au porteur peut demander ce formulaire auprès de l’intermédiaire qui gère ses titres à compter de la date de convocation de l’Assemblée.

Les différents moyens de participation à l’Assemblée générale

Dans la mesure où l’Assemblée générale se tiendra à huis clos, hors la présence des actionnaires, les actionnaires pourront y participer selon l’une des modalités suivantes :

  • voter par internet ;
  • voter par correspondance ;
  • donner pouvoir au Président de l’Assemblée ;
  • se faire représenter à l’Assemblée par une personne de leur choix, dans les conditions prévues à l’article L.225-106 du Code de commerce.
Votre participation via internet est recommandée :

Rexel vous recommande de transmettre vos instructions par internet avant la tenue de l’Assemblée. Cette possibilité est un moyen de participation offert aux actionnaires qui, au travers d’un site internet sécurisé spécifique, peuvent bénéficier de tous les choix disponibles sur le formulaire de vote.

Si vous souhaitez voter par internet :

  • Vous êtes actionnaire au nominatif pur ou administré : vous pourrez accéder à la plateforme de vote dédiée et sécurisée Votaccess via le site sharinbox.societegenerale.com en utilisant votre code d’accès adressé par courrier lors de votre entrée en relation avec Société Générale Securities Services. Il peut être ré-envoyé en cliquant sur « Obtenir vos codes » sur la page d’accueil du site.

Après vous être connecté, vous devez sélectionner l’Assemblée concernée dans la rubrique « Opérations en cours » de la page d’accueil, puis suivre les instructions et cliquer sur « Voter » pour accéder au site de vote.

  • Vous êtes actionnaire au porteur : si votre établissement teneur de compte est connecté au site Votaccess, vous devrez vous identifier sur le portail internet de votre établissement teneur de compte avec vos codes d’accès habituels. Vous devrez ensuite suivre les indications données à l’écran afin d’accéder au site Votaccess.

La plateforme sécurisée Votaccess dédiée au vote préalable à l’Assemblée, sera ouverte à partir du vendredi 5 juin 2020 à 9h00 (heure de Paris). Les possibilités de voter par internet, avant l’Assemblée, seront interrompues la veille de la réunion, soit le mercredi 24 juin 2020 à 15h00 (heure de Paris).

Afin d’éviter toute saturation éventuelle du site internet dédié, il est recommandé aux actionnaires d’exprimer leur vote le plus tôt possible.

Si vous souhaitez voter par correspondance :

Vous devez utiliser le formulaire unique de vote par correspondance et le compléter comme suit :
➜ cochez la case « Je vote par correspondance » ;
➜ remplissez le cadre « Vote par correspondance » selon les instructions figurant dans ce cadre ;
➜ datez et signez dans le cadre prévu à cet effet en bas du formulaire ;
➜ adressez le formulaire :

    • Pour les actionnaires au nominatif : au moyen de l’enveloppe T jointe à la convocation ou par courrier simple, à Société Générale, (Service Assemblées, CS 30812, 44 308 Nantes Cedex 3)
    • Pour les actionnaires au porteur : à votre intermédiaire financier qui se chargera de le faire parvenir à Société Générale Securities Services, accompagné de l’attestation de participation.

Pour être pris en compte, les formulaires de vote, dûment remplis et signés, devront parvenir à Société Générale Securities Services trois jours calendaires au moins avant la date de l’Assemblée soit le lundi 22 juin 2020, afin qu’ils puissent être traités.

Vous souhaitez donner pouvoir au Président de l’Assemblée ou vous faire représenter par une personne de votre choix :

  • Vous souhaitez donner pouvoir au Président de l’Assemblée :

Vous devez utiliser le formulaire unique de vote par correspondance et le compléter comme suit :

➜ cochez la case « Je donne pouvoir au président de l’Assemblée générale » ;
➜ datez et signez dans le cadre prévu à cet effet en bas du formulaire ;
➜ adressez le formulaire :

    • pour les actionnaires au nominatif : au moyen de l’enveloppe T jointe à la convocation ou par courrier simple, à Société Générale, (Service Assemblées, CS 30812, 44 308 Nantes Cedex 3)
    • pour les actionnaires au porteur : à votre intermédiaire financier qui se chargera de le faire parvenir à Société Générale Securities Services, accompagné de l’attestation de participation.

Le Président de l’Assemblée émettra un vote favorable à l’adoption des projets de résolutions présentés ou agréés par le Conseil d’administration et un vote défavorable à l’adoption de tous les autres projets de résolutions.

  • Vous pouvez vous faire représenter par une personne de votre choix :

Vous pouvez vous faire représenter à l’Assemblée par un autre actionnaire, votre conjoint, un partenaire avec lequel vous avez conclu un pacte civil de solidarité ou toute autre personne physique ou morale de votre choix dans les conditions prévues à l’article L.225-106 du Code de commerce.

Vous devez utiliser le formulaire unique de vote par correspondance et le compléter comme suit :
➜ cochez la case « Je donne pouvoir à » et indiquez les nom, prénom et adresse de votre mandataire ;
➜ datez et signez dans le cadre prévu à cet effet en bas du formulaire ;
➜ adressez le formulaire :

    • Pour les actionnaires au nominatif : au moyen de l’enveloppe T jointe à la convocation ou par courrier simple, à Société Générale, (Service Assemblées, CS 30812, 44 308 Nantes Cedex 3)
    • Pour les actionnaires au porteur : à votre intermédiaire financier qui se chargera de le faire parvenir à Société Générale Securities Services, accompagné de l’attestation de participation.

Pour être pris en compte, les formulaires de vote, dûment remplis et signés, devront parvenir à Société Générale Securities Services quatre jours calendaires au moins avant la date de l’Assemblée soit le dimanche 21 juin 2020 au plus tard par courrier ou par internet (Votaccess), afin qu’ils puissent être traités.

Désignation et révocation d’un mandataire

L’actionnaire ayant choisi de se faire représenter par un mandataire de son choix, peut notifier cette désignation ou la révoquer :

par courrier postal, à l’aide du formulaire de vote envoyé, soit directement pour les actionnaires au nominatif (au moyen de l’enveloppe T jointe à la convocation), soit par le teneur du compte titres pour les actionnaires au porteur et reçu par Société Générale Securities Services, Service des assemblées générales, CS 30812, 44 308 Nantes Cedex quatre jours avant la tenue de l’Assemblée générale » soit au plus tard le dimanche 21 juin 2020 à zéro heure, heure de Paris ;

par voie électronique, en se connectant, pour les actionnaires au nominatif au site sharinbox.societegenerale.com, et pour les actionnaires au porteur sur le portail internet de leur teneur de compte titres pour accéder au site Votaccess, selon les modalités décrites à la section « Si vous souhaitez voter par internet », au plus tard le dimanche 21 juin 2020 à zéro heure, heure de Paris.

Il est rappelé que les procurations écrites et signées doivent indiquer les nom, prénom et adresse de l’actionnaire ainsi que ceux de son mandataire. Conformément à l’article R. 225-79 du Code de commerce, la possibilité est ouverte aux actionnaires de notifier à Société Générale Securities Services la révocation du mandat dans les mêmes conditions de forme que celles utilisées pour sa désignation.

Il est précisé que pour toute procuration donnée par un actionnaire sans indication de mandataire, le Président de l’Assemblée générale émettra un vote conforme aux recommandations du Conseil d’administration.

Pour les actionnaires au porteur, le formulaire devra impérativement être accompagné de l’attestation de participation délivrée par l’intermédiaire habilité.

Donner ses instructions pour les mandats reçus

Le mandataire adresse à Société Générale ses instructions de vote pour l’exercice de ses mandats sous la forme d’une copie numérisée du formulaire unique, par message électronique à l’adresse suivante : assemblees.generales@sgss.socgen.com.

Le formulaire doit porter les nom, prénom et adresse du mandataire, la mention « En qualité de mandataire », et doit être daté et signé. Le sens du vote est renseigné dans le cadre « Je vote par correspondance » du formulaire.

Le mandataire joint une copie de sa carte d’identité et le cas échéant un pouvoir de représentation de la personne morale qu’il représente.

Pour être pris en compte, le message électronique doit parvenir à Société Générale au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’Assemblée.

En complément, pour ses propres droits de votes, le mandataire adresse son instruction de vote selon les procédures habituelles.

Un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir au Président ou donné mandat à un tiers pour le représenter, peut choisir un autre mode de participation à l’Assemblée. Les précédentes instructions reçues sont alors révoquées.

Demande d’inscription de points ou de projets de résolution par les actionnaires

Les demandes d’inscription de points ou de projets de résolutions à l’ordre du jour par les actionnaires remplissant les conditions prévues par l’article R.225-71 du Code de commerce doivent parvenir au siège social, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à l’adresse suivante : Rexel – A l’attention du Directeur Général – 13, Boulevard du Fort de Vaux – CS 60002 – 75838 Paris Cedex 17, dans un délai de 25 jours (calendaires) avant la tenue de l’Assemblée générale, soit le 31 mai 2020 au plus tard, conformément à l’article R.225-73 du Code de commerce. Les demandes doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription en compte. L’examen de la résolution est subordonné à la transmission, par les auteurs de la demande, d’une nouvelle attestation justifiant de l’inscription des titres dans les mêmes comptes au deuxième jour ouvré précédant l’Assemblée à zéro heure, heure de Paris.

Questions écrites

Par ailleurs, chaque actionnaire a la faculté d’adresser au Conseil d’administration les questions écrites de son choix.

Les questions doivent être envoyées par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à l’adresse suivante : Rexel – A l’attention du Directeur Général – 13, boulevard du Fort de Vaux – CS 60002 – 75838 Paris Cedex 17. Elles doivent être accompagnées d’une attestation d’inscription soit dans les comptes de titres nominatifs soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l’intermédiaire habilité.

Cet envoi doit être réalisé au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l’Assemblée générale, soit le 19 juin 2020, étant précisé que, dans la mesure du possible, Rexel accepte de recevoir et de traiter les questions écrites des actionnaires qui seraient envoyées après la date limite prévue par les dispositions réglementaires et avant l’Assemblée générale.

Les réponses aux questions écrites seront publiées directement sur le site internet de la Société.

Droit de communication des actionnaires

Tous les documents et informations prévues à l’article R.225-73-1 du Code de commerce peuvent être consultés sur le site de la Société à compter du vingt et unième jour précédant l’Assemblée, soit le 4 juin 2020.

Retransmission de l’Assemblée générale

L’Assemblée générale, réunie à huis clos, sera retransmise en direct via un webcast vidéo disponible sur le site www.rexel.com. L’enregistrement vidéo restera disponible après la tenue de l’Assemblée générale.

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